藥品可銷庫存不精準,悲劇重復發生,業務員和內勤都崩潰了?

廣州佳易計算機科技有限公司 更新于:2019-02-20 13:42

       某醫藥批發公司,每次庫房盤點精確度都有95%以上,但業務員和內勤依然是經常是下了單卻發現缺貨,剛才明明有貨,1分鐘后庫存就被搶了。這些爛事讓大家郁悶不已,部門、同事之間就像敵人一樣拼搶資源。藥店終端部、商業調撥部互相抱怨,業務員埋怨內勤下單不及時,內勤抱怨倉庫不及時通知。。。
       內耗還是小事,客戶滿意度下降就成為大事了。

矛盾的源頭

       我們來說說醫藥公司內部每天不斷上演的“悲劇”的源頭是怎么來的。
       悲劇1:甲客戶來電給A內勤,內勤根據系統體現出來的“賬面庫存”,正在忙著給A客戶報價下單。乙客戶也來電了,B內勤接單,錄入的某個品種剛好也是A內勤要賣給甲客戶的,結果悲劇就產生了,由于都在下單中,系統還沒對下單的數據進行記賬,賬面庫存沒有任何變化,2個內勤都以為庫存能滿足她們客戶的需求。
       悲劇2:A業務員代客下單時,選中的某個品種,剛好是倉庫部門準備退貨的,賬面庫存是能滿足客戶需要,但如果減去準備退貨的數量,就滿足不了客戶的需要了。結果又產生了一出悲劇。
       悲劇3:甲貨主有一批貨放在醫藥公司倉庫,已經約好了客戶什么時間送貨,剛好這批貨跟乙貨主的貨是相同的,而且批號還一樣。軟件系統記錄庫存時,沒有區分清楚,結果內勤幫乙貨主開單時,直接就占用了甲貨主的商品。甲貨主本來可以賺的利潤可能就泡湯了。
       怎么辦?如何阻止每天不斷重演的“悲劇”?

時空智友ERP系統來幫忙

       先給大家普及幾個概念,然后再介紹下“時空智友的終極解決方案”。
       1、名詞解釋
       【賬面庫存】:指系統庫存未計算各類中間狀態的庫存數量。各業務流程結算后,完成記賬操作會更新系統賬面庫存量。
       【可銷庫存(臨時庫存)】:兩個概念可一樣也可不一樣,基于不同的業務場景可能存在差異。這里統一以可銷庫存的名詞來解釋.
       為什么需要這個概念?
       因為賬面庫存不能實時體現實際業務的需要,比如銷售承諾,倉庫作業中,商品鎖定等情況,所以為了解決此問題,讓操作人員能實時了解系統的庫存情況,引入可銷庫存的概念,將賬面庫存減去所有作業中的單據對庫存數量的占用再減少其它不可銷售的商品數量,得到一個虛擬數,這個數就是可銷售數量。
       【庫房可銷狀態】:是指庫房資料維護中的庫存銷售狀態,如果狀態不可銷,那在銷售流程的“可銷庫存”計算時會過濾此庫房的所有商品。
       為什么需要這個概念?
       因為有些庫存存放的商品可能是準備退貨、報損的。
     

 

      【庫存占用表】:是系統中所有未記賬的活動單據對庫存占用情況的登記,單據關閉時,取消相關庫存占用等。
       為什么需要這個概念?
       協調多個人員開單,以及各種單據類型需要用到商品庫存時,進行統一登記。
       【貨主】:商品的所有者。例如,普寧泰嶸從白云山采購了感冒靈沖劑100盒。廣東泰嶸從白云山采購了感冒靈沖劑250盒。那么在系統中,有2個貨主(普寧泰嶸、廣東泰嶸),2個貨主擁有不同庫存數量的感冒靈沖劑。
       【批次】:指的是采購時,一個供應商,就一個商品中的一個批號下的一次商品采購。例如,2018-7-18日,普寧泰嶸從白云山采購了批號為20180620的感冒靈沖劑100盒(假設,系統產生批次:20180620_001)。廣東泰嶸也從白云山采購了批號為20180620的感冒靈沖劑250盒(假設,系統產生批次:20180620_002)。那么,系統對同個批號的感冒靈沖劑,就有記錄了2個批次的商品。商品是看不出有區別的,但系統是有分開記錄的。當銷售時,我們就可以指定針對哪個批次的出庫,這樣就可以精準核算出不同貨主的同個商品所存在的庫存數量。

       2、時空智友的“終極”解決方案:
       第一步,引入必要的概念(也就是以上的概念)和定義。
       第二步,引入各種控制參數,及時發現沖突并提醒相關開單人員。例如,錄入一行數據就進行校驗,或者保存單據時就進行校驗。
       第三步,明確計算邏輯,確保商品的“可銷”批次數量在與“貨主、庫房、機構”等關聯時,依然計算得明明白白,不讓開單人員犯錯。
      (注:需要了解詳細方案,請與廣州佳易科技的時空智友團隊聯系。)

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