時空智友工作流:驅動企業管理升級的引擎

廣州佳易計算機科技有限公司 更新于:2019-03-22 15:36

        在大數據時代的洪流下,盡管ERP系統已為企業提供了一整套集物流、信息流、資金流為一體的優化企業資源的管理工具,但在實際過程管理、部門間集成管理中仍存在不足之處。
        傳統的ERP,更多還是停留在“人找事”的工作模式上。通過強大的工作流,轉變成“事找人”,是提升企業內部協作效率的關鍵。
        如何從“工作流”入手變革,以期實現自動化、規范化的管理?在本篇中,我們將結合時空智友ERP V10.0,向大家介紹:時空智友ERP如何集成工作流管理,從而幫助醫藥流通企業提高工作效率、提升產能的。


傳統ERP流程管理痛點

        說到流程化、規范化,實際就是如何讓內部人員完全融入到業務流程,無縫與他人協作共同完成一致目標的管理方法。如下圖,清晰呈現了一張采購訂單從發生到、結束的過程,涉及部門貫穿了銷售、采購、倉儲、物流多個部門。但從圖中我們又能發現什么問題呢?

        (1)傳統ERP只是一個面向功能的事務處理系統,實際許多流程是由人工離線完成的,ERP產生的許多報表、文件被打印、裝訂成冊,按流程規定交給有關領導逐級審批,物質成本浪費頗多。
        (2)當前每個訂單執行到哪一個環節無從知曉,必須進行專項檢查才能發現問題。訂單處理往往顧此失彼,導致交貨時效嚴重延遲。
        (3)雖然ERP已有預設的審批流程,但多數領導們卻置身于系統之外,他們無法坐在電腦旁邊隨時等待審批任務,進而導致審批時效怠慢。
        (4)內部流程固化,ERP系統功能重塑困難,使得企業與管理者革新之法舉步維艱。

         以“工作流”管理為驅動,通過嵌入在時空智友V10.0 ERP系統中的工作流,實現融合流程化、可監控、規范化的管理方式,從而真正幫助企業實現業務流程重構。

時空智友ERP工作流的典型功能

       1、設計、發起新流程
       即針對需要審批的業務流程進行設計、發起,并對設置相關責任人、審批時限要求、審批方式等。

       針對常見的工作流,時空智友ERP已提供多種預設的流程模板,并顯示為黑色字體,流程不允許修改;而針對企業個性化的工作流,設計完畢則會顯示藍色字體。

       2、待辦事宜
       作為提醒功能,系統提供了3種提醒方式,即“系統消息提醒、短信提醒、郵件提醒”,使審批更具時效性。同時也提供“催辦”功能,用來提醒相關責任人在指定時間內及時審批。

 

        3、流程跟蹤
       流程透明化,可供流程發起人員查看流程各節點執行進度,具體到負責審批的責任人、執行狀態、進度、結果。

 



       4、企業管理者權限
       作為“企業管理者”,他針對所屬企業機構擁有著最高的權限,可對已結束的流程發起“重新執行、流程刪除、單據再現、臨時授權”等管理。

       

       總結:工作流在實際管理中大致分為三個階段,即流程建模、流程仿真和流程改進與優化。
       流程建模是用清晰和形式化的方法表現流程的不同抽象層次,可靠的模型將是分析流程的基礎,而流程仿真則是為了發現流程存在的問題、以便為流程的改進提供指導。這三個階段是不斷演進的過程。

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